Thấy sớm điểm rủi ro ngay trên dữ liệu, kèm căn cứ để tự kiểm chứng

Tổng quan và bài toán giải quyết

Rủi ro thuế, hợp đồng hay lao động hiếm khi nằm ở một chỗ lớn. Chúng nằm ở những chi tiết nhỏ rải trong dữ liệu hằng ngày: hợp đồng thiếu điều khoản thanh toán, mã số thuế người mua sai chữ số kiểm tra, phiếu chi tiền mặt vượt ngưỡng, người đang làm việc mà chưa có hợp đồng lao động, tờ khai sắp đến hạn mà không ai nhớ. Thường chỉ đến khi khóa sổ hoặc khi có đoàn kiểm tra thì những điểm này mới bị phát hiện.

Phân hệ Rủi ro & tuân thủ đặt việc rà soát vào đúng chỗ bạn làm việc. Hệ thống chạy các bộ kiểm tra cố định (cùng dữ liệu thì cho cùng kết quả), nêu dữ kiện lấy từ chính bản ghi, trích dẫn văn bản kèm điều, khoản, số trang PDF vật lý và ngày hiệu lực, rồi đề xuất hướng xử lý có điều kiện. Từ một phát hiện, bạn giao việc ngay trong phân hệ Công việc.

Tính năng chính

Trung tâm rủi ro, phát hiện và điểm số

Bước đầu tiên là khai hồ sơ rủi ro của công ty: ngành chính (một trong 20 nhóm ngành S01–S20), quy mô, chế độ kế toán, kỳ khai thuế, phương pháp GTGT. Quy mô doanh nghiệp nhỏ và vừa phải xác định theo Điều 5 Nghị định 80/2021/NĐ-CP, không mặc định. Chọn sai ngành khiến một số bộ kiểm tra bị bỏ qua, nên hãy sửa lại trong hồ sơ nếu thấy thiếu cảnh báo.

Vòng đời một phát hiện

1. Bấm Quét rủi ro ngay, hoặc chờ hệ thống tự quét mỗi ngày và kiểm tra khi bạn lưu một số loại bản ghi.
2. Mở tab Phát hiện, lọc theo mức độ, trạng thái, loại bản ghi, rồi đọc dữ kiện và hướng xử lý.
3. Bấm Tạo công việc xử lý: công việc mang sẵn dữ kiện, hướng xử lý và trích dẫn; mỗi phát hiện chỉ có một công việc mở.
4. Sau khi sửa dữ liệu, bấm Kiểm tra lại. Hết vi phạm thì phát hiện tự đóng; tái diễn thì mở lại, không tạo bản trùng.
5. Nếu giữ nguyên vì lý do kinh doanh, chọn Chấp nhận rủi ro, Không áp dụng hoặc Đã giảm thiểu. Các lựa chọn này bắt buộc ghi lý do; hệ thống lưu người quyết định và thời điểm trong lịch sử phát hiện.

Mức độ và trạng thái

Năm mức độ gồm Lưu ý, Thấp, Trung bình, Cao, Rất cao, dùng để xếp ưu tiên theo dữ kiện hiện có chứ không phải mức phạt. Trạng thái Thiếu bằng chứng nghĩa là còn thiếu dữ kiện để kết luận (ví dụ chưa biết nơi làm việc để xác định vùng lương tối thiểu); Cần rà soát pháp lý nghĩa là quy định có nhiều nhánh và cần luật sư hoặc tư vấn thuế xác nhận. Hai trạng thái này giúp hệ thống nói “chưa đủ cơ sở” thay vì kết luận vội.

Điểm & xu hướng

Tab Điểm & xu hướng gom phát hiện thành điểm 0–100 cho sáu lĩnh vực: Thuế & hóa đơn, Hợp đồng, Lao động & bảo hiểm, Kho & tài sản, Kế toán & kiểm soát, Đặc thù ngành. Bấm một lĩnh vực để xem “Vì sao điểm này”, tức các phát hiện đóng góp nhiều nhất. Có xu hướng theo tháng, bản đồ nhiệt lĩnh vực theo mức độ và bản tin tuần gửi sáng thứ Hai cho quản trị, kế toán, pháp chế. Mục Cách tính điểm hiển thị công thức, trọng số và hệ số, không có hệ số ẩn. Điểm là chỉ số ưu tiên nội bộ, không phải chấm điểm tuân thủ chính thức; phát hiện đã chấp nhận vẫn được tính một phần nhỏ như rủi ro dư.

Trong tab Theo ngành, chọn một nhóm S01–S20 để xem rủi ro nhân sự, sức khỏe, bằng chứng riêng của ngành, các bộ kiểm tra áp dụng hoặc bị loại, và các kỳ đánh giá của ngành.

Hợp đồng, hóa đơn và thanh toán

Tư vấn hợp đồng

Trên hợp đồng bán, hợp đồng mua, hợp đồng lao động và báo giá được chấp nhận, tab Tư vấn hợp đồng cho điểm rủi ro, bảng điều khoản có hoặc thiếu theo loại hợp đồng và các phát hiện kèm trích dẫn. Các kiểm tra gồm: thiếu tệp hợp đồng, giá trị và đợt thanh toán lệch nhau, thời điểm lập hóa đơn, thông tin các bên (thiếu hoặc sai mã số thuế, trùng mã số thuế với chính công ty), thẩm quyền ký, ngày hiệu lực, tập trung khách hàng và công nợ, và với hợp đồng lao động là thử việc, thời hạn, lương so với mức tối thiểu vùng.

• Rà soát văn bản: đọc tệp đính kèm bằng từ khóa và liệt kê điều khoản tìm thấy hay không tìm thấy; dấu hiệu bất thường (như mức phạt, tự động gia hạn) được trích nguyên văn để pháp chế xem lại. Hệ thống không bao giờ sửa tệp.
• AI là tùy chọn: mặc định tắt. Quản trị phải bật trong Cài đặt công ty, và mỗi lần dùng phải tích xác nhận gửi nội dung; chưa tích thì không gửi đi, nội dung gửi được che số CCCD, số tài khoản và mức lương.
• Cổng kiểm soát mềm trước khi gửi duyệt, gửi ký số hoặc cho hợp đồng có hiệu lực: chỉ cảnh báo, người có quyền vẫn quyết định, hệ thống lưu người xác nhận đã xem.
• Điều khoản không tìm thấy chưa chắc là hợp đồng thiếu: bộ dò chỉ tìm từ khóa, cách diễn đạt khác có thể không được nhận ra.

Hóa đơn, thuế và thanh toán

Trên hóa đơn, phiếu thu chi, đề nghị thanh toán và đơn mua, tab Rủi ro hóa đơn kiểm thông tin người mua và mã số thuế, thời điểm lập hóa đơn so với giao hàng, thu tiền, đơn đã giao hoặc đã thu mà chưa có hóa đơn, chi tiền mặt từ 5 triệu đồng (có xét cộng dồn nhiều khoản cùng người bán trong ngày) và khoản chi thiếu chứng từ. Thời điểm lập hóa đơn phụ thuộc sự kiện thật (giao hàng, nghiệm thu, thu tiền trước); khi dữ liệu không đủ chọn nhánh, phát hiện ở trạng thái Thiếu bằng chứng.

Trên phiếu chi, đề nghị thanh toán hoặc đơn mua, khối Khoản chi này có được khấu trừ không? liệt kê từng điều kiện đạt, chưa đạt hoặc chưa đủ dữ kiện cho GTGT đầu vào và chi phí TNDN, kèm câu hỏi cụ thể cần xác nhận. Hệ thống không bao giờ kết luận chắc chắn.

Với dữ liệu vận hành, hệ thống còn kiểm lương dưới mức tối thiểu vùng, nhân sự làm việc không có hợp đồng, báo tăng BHXH quá 30 ngày, giờ làm thêm vượt giới hạn, tồn kho âm, lô hàng sắp hết hạn, chênh lệch kiểm kê, tài sản không người giữ và kỳ kế toán chưa khóa sổ. Cảnh báo lương, hợp đồng lao động, bảo hiểm chỉ hiện cho nhân sự, kế toán, pháp chế, quản trị.

Lịch thuế và Rà soát kỳ

Tab Sức khỏe tuân thủ cho biết số nghĩa vụ quá hạn, sắp đến hạn trong 7 ngày và rủi ro đang mở, cùng lịch nghĩa vụ thuế, bảo hiểm dạng timeline. Lịch chỉ lập được khi đã khai kỳ khai thuế trong hồ sơ rủi ro.

1. Khai Hồ sơ rủi ro công ty: kỳ khai GTGT theo tháng hay quý, phương pháp GTGT, bên liên quan, hạn mức tồn quỹ.
2. Theo dõi timeline. Mục có nhãn Còn giả định cần kế toán trưởng xác nhận; lệ phí môn bài chưa có hạn trong kho nên bạn tự ghi nhận.
3. Sau khi khai hoặc nộp, bấm Ghi nhận đã khai/nộp (biểu mẫu Kê khai & nộp thuế được điền sẵn loại thuế và kỳ), nhập ngày khai, ngày nộp, số tiền; cảnh báo tự đóng.
4. Nhập doanh thu và thuế GTGT đầu ra, đầu vào trên tờ khai để đối chiếu với hóa đơn trong hệ thống. Chênh lệch chưa chắc là sai phạm; hãy lập bảng đối chiếu.
5. Ở khối Rà soát kỳ, chọn từ ngày đến ngày rồi bấm Rà soát kỳ để quét hóa đơn và chi tiền của cả kỳ, xem từng dòng (ví dụ hóa đơn trùng số) kèm dữ kiện và trích dẫn, rồi bấm Xuất Excel (.xlsx) hoặc Xuất Word (.docx) để lưu hồ sơ.

Kỳ đánh giá kiểm soát

Kỳ đánh giá là cách rà soát có hệ thống theo checklist của ngành: pháp nhân, hợp đồng, hóa đơn, lao động – BHXH, kho, tài sản, tiền, khóa sổ. Với công ty mới, bấm Tạo gói Rà soát nhanh DNNVV (19 tiêu chí nền tảng); hoặc tạo kỳ mới, chọn nhóm ngành rồi Lập tiêu chí từ checklist ngành.

1. Mở tab Thực hiện đánh giá, mở từng tiêu chí và bấm Hướng dẫn thực hiện.
2. Chọn kết quả: Đạt, Không đạt, Thiếu bằng chứng, Cần rà soát pháp lý hoặc Không áp dụng. Đạt, Không đạt, Không áp dụng bắt buộc có bằng chứng hoặc lý do.
3. Đính kèm tệp bằng chứng, chọn người phụ trách, lưu mục.
4. Với mục chưa đạt, bấm Giao việc khắc phục rồi Tạo phát hiện từ mục chưa đạt để theo dõi chung với các phát hiện khác.
5. Bấm Xuất giấy làm việc / báo cáo: một báo cáo kết quả hoặc một trong 7 mẫu giấy làm việc (giấy kiểm thử, ma trận rủi ro – kiểm soát, phát hiện, khắc phục, sổ bằng chứng, hồ sơ công ty, dòng thời gian hợp đồng) ở dạng Excel hoặc Word.
6. Hết tiêu chí Chưa kiểm thì Gửi soát xét rồi Hoàn thành; người thực hiện và người soát xét nên là hai người khác nhau.

Tệp xuất để trống ô chưa có dữ liệu, hệ thống không điền thay bạn. Thiếu bằng chứng không được tính là Đạt.

Trích dẫn, kho tri thức và vì sao cần chuyên gia

Mỗi phát hiện có căn cứ pháp lý đều kèm trích dẫn để bạn kiểm chứng: số hiệu và tên văn bản, điều/khoản/điểm, trang PDF vật lý (đếm từ 1, không phải số trang in), ngày hiệu lực và liên kết tới văn bản nguồn. Mã quy tắc trong trích dẫn phải có trong kho, hệ thống từ chối mã sai nên không có điều luật tự bịa.

• Ngày hiệu lực dữ liệu: kho tri thức có ngày chốt hiển thị ở đầu Trung tâm; văn bản ban hành sau ngày đó chưa có. Cảnh báo vàng cho văn bản hợp nhất, văn bản đã được thay thế một phần, hiệu lực tương lai.
• Kho tri thức là nghiên cứu biên soạn: tình huống giả định, diễn giải điều khoản và tiêu chí kiểm soát đề xuất, cần chuyên gia xác nhận. Kho gồm hàng trăm tình huống, hồ sơ hợp đồng, diễn giải điều khoản, tiêu chí, hướng dẫn thực hiện và 20 checklist ngành, nạp theo phiên bản hệ thống.
• OCR chưa rà soát hết: văn bản scan có thể sai chữ; số, ngày, điều luôn phải đối chiếu với trang PDF gốc. Không tìm thấy một đoạn trong kho không có nghĩa quy định không tồn tại.
• Ngưỡng cảnh báo như 10 triệu hay 35 ngày là đề xuất quản trị, không phải ngưỡng xử phạt; các bước và lịch trong runbook là đề xuất nội bộ, không phải thủ tục hay hạn theo luật.
• Thư viện tri thức và tab Văn bản pháp luật cho tìm không dấu; kết quả tìm văn bản là ứng viên để đối chiếu, không dùng đoạn tóm tắt làm căn cứ duy nhất.

Trợ lý AI trả lời câu hỏi rủi ro theo cùng nguyên tắc: thấy bản ghi đang mở, gọi công cụ rủi ro chỉ đọc, đi qua dữ kiện, điều khoản chưa thấy, căn cứ rồi hướng xử lý, và hỏi lại khi thiếu dữ kiện quan trọng. Chất lượng câu trả lời AI chưa được đo trên mô hình thật nên luôn cần kiểm tra trích dẫn.

Tình huống thực tế theo vai trò

Ví dụ: kế toán lập hóa đơn nháp, tab Rủi ro hóa đơn báo mã số thuế người mua sai chữ số kiểm tra. Kế toán tra cứu lại với hồ sơ khách hàng, sửa trước khi phát hành, bấm Kiểm tra lại và phát hiện tự đóng. Còn nếu phiếu chi tiền mặt 12 triệu được giữ vì lý do thực tế, kế toán chọn Chấp nhận rủi ro, ghi lý do, và hệ thống lưu người quyết định cùng thời điểm.

Phối hợp với các nhóm khác

• Tài chính kế toán: hóa đơn, phiếu thu chi và đề nghị thanh toán là nơi tab Rủi ro hóa đơn hoạt động.
• Nhân sự: cảnh báo hợp đồng lao động, lương tối thiểu vùng, BHXH, giờ làm thêm.
• Kho & mua hàng: tồn kho âm, hạn dùng, kiểm kê, tài sản không người giữ.
• Kinh doanh: hợp đồng bán, báo giá được chấp nhận, cổng kiểm soát trước khi gửi ký.
• Làm việc & công tác: công việc xử lý được giao và theo dõi tại đây.
• Trợ lý AI chat-first: hỏi “bản ghi này có rủi ro gì” để nhận câu trả lời theo dữ liệu thật.

Hỏi đáp

Giới hạn hiện tại