Từ hồ sơ đến bảng lương: một dòng dữ liệu nhân sự duy nhất

Tổng quan và bài toán giải quyết

Công việc nhân sự thường vỡ thành nhiều mảnh: hồ sơ trong bảng tính, công trong file từ máy chấm công, đơn nghỉ qua tin nhắn, lương tính tay, bảo hiểm làm riêng. Mỗi lần có người đổi lương hay nghỉ thai sản, HR phải sửa nhiều nơi và số liệu lệch nhau.

Ở iPlace, hồ sơ nhân sự là nguồn gốc. Chấm công, đơn từ, lương và bảo hiểm đều đọc từ hồ sơ, hợp đồng và lịch sử lương có hiệu lực theo từng ngày. Đơn nghỉ được duyệt sẽ tự phản ánh vào bảng công; bảng công đã chốt là đầu vào của kỳ lương; lương đóng bảo hiểm lấy từ hợp đồng. Bạn sửa một lần, các nơi còn lại theo sau.

Mọi việc làm được bằng biểu mẫu hoặc bằng chat; trợ lý chỉ đề xuất, thao tác ghi luôn hiện thẻ xác nhận.

Tính năng chính

Hồ sơ, hợp đồng và tuyển dụng

Hồ sơ và vòng đời hợp đồng

Chỉ HR tạo và sửa hồ sơ (bắt buộc họ tên, phòng ban, chức danh, ngày vào làm) và cấp tài khoản đăng nhập, kể cả hàng loạt.

• Hợp đồng: lập nháp, bấm Cho hiệu lực khi hai bên đã ký.
• Gia hạn: hệ thống suy ra loại hợp đồng kế tiếp, đóng hợp đồng cũ và tạo hợp đồng mới; muốn chỉ đổi lương thì lập phụ lục.

Nhân viên xem hồ sơ và hợp đồng của chính mình và gửi đề nghị chỉnh sửa. Quản lý trực tiếp thấy hồ sơ cả phòng nhưng không xem được hợp đồng, lịch sử lương và hồ sơ pháp lý của nhân viên.

Tuyển dụng từ yêu cầu đến nhận việc

1. Quản lý tạo Yêu cầu tuyển dụng (có kiểm tra định biên); duyệt cấp 1 ở phòng ban, cấp 2 ở ban giám đốc.
2. HR mở Chiến dịch tuyển dụng từ yêu cầu và công bố link ứng tuyển công khai; ứng viên nộp CV nhận ngay email xác nhận.
3. Kéo thẻ ứng viên giữa các vòng trên Kanban ứng viên; thẻ đỏ là quá thời hạn xử lý.
4. Đặt lịch phỏng vấn; người phỏng vấn chấm điểm 1–5 theo từng tiêu chí trong Phiếu đánh giá của tôi và chỉ thấy phiếu của chính mình.
5. Tạo offer (lương, ngày bắt đầu, hạn phản hồi, mẫu thư), gửi email; ứng viên đồng ý hay từ chối qua liên kết phản hồi.
6. Ở vòng Offer, bấm Nhận việc → tạo hồ sơ nhân sự.

Chấm công, ca làm và đơn từ

Chấm công hằng ngày

Trang Chấm công thiết kế cho điện thoại: bật định vị, màn hình báo "Trong vùng" hay "Ngoài vùng" của địa điểm gần nhất, rồi bấm Vào ca và Ra ca. Địa điểm chấm công khai báo theo GPS hoặc Wifi/IP; khi chưa khai báo địa điểm nào, mọi vị trí đều chấm được.

• Quên chấm: nhân viên gửi giải trình công hoặc đơn Checkin/out bổ sung; khi được duyệt, hệ thống sinh log chấm công.
• Tăng ca: có hạn mức theo tuần và theo phòng ban; giờ OT có thể quy đổi sang quỹ nghỉ bù theo tỷ lệ cấu hình.
• Máy chấm công và file log: khai báo máy, nhập log từ file, tự ánh xạ mã trên máy sang hồ sơ nhân sự.

Ca và phân ca

Ca khai báo giờ vào/ra, nghỉ giữa ca, dung sai đi muộn về sớm, giờ linh hoạt, làm tròn công, ca đêm qua ngày. Phiếu phân ca theo phòng ban hoặc cá nhân, có ca xoay theo tuần; phiếu phải được duyệt mới có hiệu lực và hệ thống chặn phiếu chồng nhau. Nhân viên tự gửi yêu cầu đổi ca, kể cả đổi với đồng nghiệp.

Đơn từ và số dư phép

Nhân viên mở Tạo đơn, chọn loại đơn, thấy ngay số dư phép năm (được cấp, chuyển sang, đã dùng, còn lại), số ngày tự tính bỏ cuối tuần theo cấu hình. Đơn đi qua 1–3 cấp duyệt – mặc định là quản lý trực tiếp, nhân sự, giám đốc – và người duyệt xử lý trong Duyệt của tôi. HR cấu hình từng loại đơn: trừ quỹ phép nào, hạn báo trước, lý do có tính công hay phạt tiền không, tối đa bao nhiêu lần mỗi kỳ.

Đơn đã duyệt hiện thành ký hiệu nhỏ (CT, TX, BS…) trên ô lưới của bảng công.

Bảng lương và phiếu lương

Một kỳ lương đi theo thứ tự có kiểm soát. Trước khi tạo kỳ, hệ thống nhắc kiểm tra: công đã chốt, hợp đồng và lịch sử lương hiệu lực, mẫu bảng lương, dữ liệu nhập, thưởng phạt tạm ứng, cấu hình thuế và bảo hiểm còn hiệu lực theo ngày chi lương.

1. Tạo kỳ lương (mỗi tháng một kỳ cho cùng mẫu và phòng ban), chọn cách xử lý khi thiếu tổng hợp công: chặn, hoặc tạm tính đủ công chuẩn kèm cảnh báo.
2. Xem trước (không lưu): số nhân sự, tổng thu nhập, thuế TNCN, thực nhận, cảnh báo và người bị chặn.
3. Tính lương, rồi đọc thẻ cảnh báo (ví dụ thực nhận âm) và bảng So sánh kỳ trước.
4. Người duyệt bấm Duyệt bảng lương hoặc Trả lại để tính lại kèm lý do; có thể duyệt nhiều bước theo quy trình.
5. Kế toán bấm Chi lương, tải file chuyển khoản CSV theo ngân hàng, rồi Khóa kỳ lương. Hoàn chốt cần lý do và nằm trong số ngày cấu hình.

Công thức và nguồn dữ liệu

Mẫu bảng lương gồm các cột công thức: lấy công, lương hiệu lực, phụ cấp, OT, bảo hiểm, giảm trừ, thuế. Dữ liệu ngoài hệ thống (doanh số, sản lượng) vào qua cột Nhập liệu, nhập tay hoặc import Excel theo mã nhân sự. Có thêm lương theo sản lượng, thưởng phạt lặp theo tháng và tạm ứng lương. Tham số pháp lý (giảm trừ gia cảnh, biểu thuế, tỷ lệ bảo hiểm) khai theo ngày hiệu lực.

Phiếu lương của tôi

Nhân viên chỉ thấy phiếu sau khi kỳ lương được duyệt (hoặc sớm hơn nếu công ty bật). Phiếu tách công, thu nhập, bảo hiểm, thuế, thực nhận. Thấy sai, nhân viên bấm Khiếu nại phiếu lương; HR xử lý và bắt buộc ghi phản hồi.

Ai xem được lương

Quyền xem lương được kiểm tra cả ở đường phụ: xuất tệp, tìm kiếm, thống kê, in phiếu, thông báo và trợ lý AI. Trưởng phòng chỉ thấy phiếu của chính mình, nhân viên chỉ thấy phiếu đã công bố của mình, kế toán chỉ đọc.

Bảo hiểm xã hội

Hồ sơ bảo hiểm đồng bộ từ hợp đồng; tỷ lệ, sàn, trần khai theo ngày hiệu lực, có thể áp riêng theo phòng ban và khai nhiều đơn vị BHXH.

1. Lập bảng kê tháng từ lương đóng bảo hiểm hiệu lực theo ngày, có ghi chú khi áp sàn hoặc trần; xuất CSV.
2. Đề xuất biến động tăng, giảm, điều chỉnh mức đóng, ốm đau, thai sản; hệ thống chặn biến động trùng và nhắc khi quá hạn khai báo.
3. Gom biến động thành hồ sơ theo thủ tục, kiểm dữ liệu, xuất tệp (D02-LT, TK1-TS…).
4. Chốt bảng kê, đánh dấu Đã nộp tiền sau khi chuyển tiền.
5. Đối soát C12: nhập số theo thông báo C12 của cơ quan BHXH để tìm người lệch.

KPI, OKR và đánh giá năng lực

KPI

HR dựng mẫu KPI có tỷ trọng, chỉ tiêu, xếp loại và thưởng, rồi giao hàng loạt. Nhân viên tự chấm trong KPI của tôi, quản lý chấm và có thể bấm Lấy kết quả từ hệ thống cho tiêu chí có nguồn dữ liệu hoặc công thức; sau khi duyệt, HR công bố và thưởng KPI chuyển sang bảng lương.

OKR

Chu kỳ OKR (tháng, quý, nửa năm, năm) có mục tiêu công ty, phòng ban, cá nhân căn chỉnh cha–con trên Cây OKR. Mỗi kết quả then chốt có đơn vị đo, check-in định kỳ và biểu đồ Radar so tiến độ các KR.

Đánh giá năng lực ASK và 360

HR tạo mẫu theo vị trí với tiêu chí ở ba nhóm Thái độ, Kỹ năng, Kiến thức, đặt trọng số và chọn các vòng: tự đánh giá, quản lý, đồng nghiệp 360, cấp dưới. HR sinh phiếu; mỗi người chấm riêng, điểm của đồng nghiệp và cấp dưới ẩn danh.

Đào tạo, khen thưởng và thôi việc

• Đào tạo: khóa học, lớp, điểm danh, cấp chứng chỉ; khóa bắt buộc tự ghi danh cho nhân sự mới.
• Khen thưởng và kỷ luật: khoản tiền vào bảng lương đúng kỳ.
• Thôi việc: từ đơn xin nghỉ đến checklist bàn giao, tính thanh lý (phép tồn, trợ cấp, hoàn trả đào tạo, tạm ứng), rồi khóa tài khoản và thanh lý hợp đồng.

Một tháng làm việc theo vai trò

Phối hợp với các nhóm khác

• Làm việc & công tác: đơn từ và phê duyệt đi qua Duyệt của tôi, việc cần làm hiện ở Hôm nay của tôi.
• Trợ lý AI chat-first: xin nghỉ, chấm công, lập bảng kê bảo hiểm bằng chat; thao tác ghi cần xác nhận.
• Tài chính kế toán: chi lương, chuyển khoản, dữ liệu kê khai thuế.
• Quản trị hệ thống: vai trò, phân quyền, quy trình duyệt nhiều bước.
• Ứng dụng di động: chấm công và đơn từ trên điện thoại.

Hỏi đáp

Giới hạn hiện tại